BGH: Zur anwaltlichen Fristenorganisation

Ein Rechtsanwalt hat durch geeignete organisatorische Vorkehrungen dafür zu sorgen, dass Fristversäumnisse möglichst vermieden werden. Hierzu gehört die allgemeine Anweisung, bei Verfahrenshandlungen, deren Vornahme ihrer Art nach mehr als nur einen geringen Aufwand an Zeit und Mühe erfordert, wie dies regelmäßig bei Rechtsmittelbegründungen der Fall ist, außer dem Datum des Fristablaufs noch eine grundsätzlich etwa einwöchige Vorfrist im Fristenkalender zu notieren.

BGH, Beschluss vom 21. Juni 2023 – XII ZB 418/22

Problemstellung

Mit der Notwendigkeit, für Rechtsmittelbegründungsfristen neben deren Ablauf auch mindestens eine – etwa einwöchige - Vorfrist notieren zu lassen, hatte sich der XII. Zivilsenat in einem Wiedereinsetzungsfall zu befassen.

Inhalt und Gegenstand der Entscheidung

Das Amtsgericht hat den Antragsgegner mit Beschluss vom 7. April 2022 zur Zahlung nachehelichen Unterhalts verpflichtet. Gegen den am gleichen Tag zugestellten Beschluss haben die Verfahrensbevollmächtigten des Antragsgegners am 6. Mai 2022 Beschwerde eingelegt. Mit Verfügung vom 14. Juni 2022 hat das Oberlandesgericht den Antragsgegner darauf hingewiesen, dass die Beschwerde bislang nicht begründet worden und deshalb beabsichtigt sei, das Rechtsmittel als unzulässig zu verwerfen. Mit Schriftsatz vom 15. Juni 2022 hat der Antragsgegner Wiedereinsetzung in den vorigen Stand wegen Versäumung der Beschwerdebegründungsfrist beantragt und seine Beschwerde begründet. Zur Begründung des Wiedereinsetzungsantrags hat er ausgeführt, dass die im Büro seiner Verfahrensbevollmächtigten langjährig und zuverlässig arbeitende Kanzleimitarbeiterin H. die Beschwerdefrist auf den 7. Mai 2022 sowie die Beschwerdebegründungsfrist auf den 7. Juni 2022 berechnet und beide Fristen auf der Beschlussausfertigung notiert habe. Sie habe aber entgegen einer bestehenden Arbeitsanweisung nur die Beschwerdefrist, nicht aber die Beschwerdebegründungsfrist im Fristenkalender eingetragen. Einen solchen Geschehensablauf habe es im Beschäftigungsverhältnis der Kanzleimitarbeiterin H. und auch sonst in der Kanzlei der Verfahrensbevollmächtigten noch nie gegeben. In der Folge der unterlassenen Eintragung im Fristenkalender sei die Akte weder mit einer Vorfrist von einer Woche noch bei Fristablauf zur Beschwerdebegründung vorgelegt worden. Die in Kanzlei bestehende Arbeitsanweisung hätte „vorgesehen und sichergestellt, dass die Akte spätestens am 31. Mai 2022 mit einer Vorfrist von einer Woche“ mit dem Vermerk vorgelegt worden wäre, dass die Beschwerdebegründungsfrist am 7. Juni 2022 ablaufe. Die Akte sei dem bearbeitenden Rechtsanwalt aber erst wieder am 8. Juni 2022 im Zusammenhang mit der Anordnung der sofortigen Wirksamkeit des Beschlusses vorgelegt worden, wo der Ablauf der Beschwerdebegründungsfrist aufgefallen sei. Die Handakte sei dem bearbeitenden Rechtsanwalt letztmalig mit der beschwerdeeinlegenden Verfügung als Fristsache vorgelegt worden sei und habe dem Rechtsanwalt danach nicht mehr im Zusammenhang mit einer fristgebundenen Prozesshandlung vorgelegen. Lediglich am 27. Mai 2022 habe die Handakte dem Rechtsanwalt noch einmal vorgelegen. Alle weiteren Schriftsätze bis zum 7. Juni 2022 seien ohne Vorlage der Handakte mit den darin notierten Fristen gefertigt worden. Das OLG hat sowohl den Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zurückgewiesen als auch die Beschwerde des Antragsgegners verworfen.  

Die Rechtsbeschwerde hat keinen Erfolg. Das OLG hat zur Begründung seiner Entscheidung ausgeführt, die beantragte Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gegen die Versäumung der Beschwerdebegründungsfrist könne nicht gewährt werden, weil dem Antragsgegner insoweit ein Verschulden seiner Verfahrensbevollmächtigten zuzurechnen sei. Der Antragsgegner habe bereits nicht vorgetragen, dass in der Kanzlei seiner Verfahrensbevollmächtigten eine allgemeine Anordnung zur Notierung von Vorfristen bestanden habe. Die vorgelegte schriftliche Arbeitsanweisung verhalte sich zur Erforderlichkeit des Notierens von Vorfristen gerade nicht; weitergehende Arbeitsanweisungen seien nicht dargelegt. Unabhängig davon sei dem bearbeitenden Rechtsanwalt die Akte am 27. Mai 2022 zur Erstellung eines am 30. Mai 2022 ausgefertigten und signierten Schriftsatzes betreffend die ergänzende Anordnung der sofortigen Wirksamkeit des amtsgerichtlichen Beschlusses vorgelegt worden. Dieser zeitliche Ablauf habe so knapp vor dem Ablauf der Beschwerdebegründungsfrist am 7. Juni 2022 gelegen, dass der bearbeitende Rechtsanwalt gehalten gewesen wäre, die Wiedervorlage der Akte zu einem bestimmten Zeitpunkt vor Fristablauf oder zum Fristablauf selbst zu verfügen. In diesem Fall wäre aufgefallen, dass keine laufenden Fristen im Fristenkalender mehr notiert gewesen seien. Dies hält rechtlicher Überprüfung stand. Die angefochtene Entscheidung wird bereits durch ihre Hauptbegründung getragen. In dem Unterlassen der Weisung, eine Vorfrist im Fristenkalender zu notieren, liegt ein dem Beteiligten nach § 113 FamFG iVm § 85 Abs. 2 ZPO zurechenbares Organisationsverschulden seines Verfahrensbevollmächtigten. Ein Rechtsanwalt darf zwar die Berechnung und Notierung von Fristen einer gut ausgebildeten, als zuverlässig erprobten und sorgfältig überwachten Bürokraft übertragen. Er hat aber durch geeignete organisatorische Vorkehrungen dafür zu sorgen, dass Fristversäumnisse möglichst vermieden werden. Hierzu gehört die allgemeine Anordnung, bei Verfahrenshandlungen, deren Vornahme ihrer Art nach mehr als nur einen geringen Aufwand an Zeit und Mühe erfordert, wie dies bei Rechtsmittelbegründungen regelmäßig der Fall ist, außer dem Datum des Fristablaufs noch eine grundsätzlich etwa einwöchige Vorfrist zu notieren. Die Vorfrist dient dazu sicherzustellen, dass auch für den Fall von Unregelmäßigkeiten und Zwischenfällen noch eine ausreichende Überprüfungs- und Bearbeitungszeit bis zum Ablauf der zu wahrenden Frist verbleibt. Die Eintragung einer Vorfrist bietet eine zusätzliche Fristensicherung. Sie kann die Fristwahrung in der Regel selbst dann gewährleisten, wenn die Eintragung einer Rechtsmittelbegründungsfrist versehentlich unterblieben ist. Diese Vorgaben haben die Verfahrensbevollmächtigten des Antragsgegners bei der Organisation ihrer Kanzlei nicht eingehalten. Eine Vorfrist war nicht notiert. Das Beschwerdegericht hat der vorgelegten schriftlichen Arbeitsanweisung keine Verpflichtung der Bürokräfte entnehmen können, für Rechtsmittelbegründungen auch eine Vorfrist im Fristenkalender zu notieren. Folgerichtig und rechtsbedenkenfrei hat das Beschwerdegericht daher für eine ordnungsgemäße Kanzleiorganisation eine weitergehende Anweisung an das Büropersonal verlangt, bei der Notierung des Fristendes für Rechtsmittelbegründungen durch Rückrechnung auch eine angemessene Vorfrist zu bestimmen und diese zumindest im Fristenkalender zu notieren. Das Bestehen einer solchen allgemeinen Büroanweisung oder konkreten Einzelanweisung hat der Antragsgegner weder dargelegt noch glaubhaft gemacht.    

Der Organisationsmangel in der Kanzlei der Verfahrensbevollmächtigten des Antragsgegners war für die Versäumung der Beschwerdebegründungsfrist auch ursächlich. Eine Wiedereinsetzung kann bereits dann nicht gewährt werden, wenn die Ursächlichkeit des Organisationsmangels für das Versäumen der Frist nicht vollständig ausgeschlossen werden kann. Hat der Rechtsanwalt nicht alle ihm möglichen und zumutbaren Maßnahmen zur Wahrung einer Rechtsmittelbegründungsfrist ergriffen, geht es zu seinen Lasten, wenn das Gericht nicht festzustellen vermag, dass die Frist auch bei Durchführung dieser Maßnahmen versäumt worden wäre. Es besteht keine Vermutung dafür, dass die im Büro der Verfahrensbevollmächtigten beschäftigte Kanzleimitarbeiterin H. nur deshalb, weil sie den Eintrag der Beschwerdebegründungsfrist in den Fristenkalender versäumt hat, auch den Eintrag der Vorfrist in den Fristenkalender versäumt hätte. Es ist zumindest nicht ausgeschlossen, dass in diesem Fall die zusätzliche Fristensicherung der Vorfrist gegriffen, die Bürokraft nicht denselben Fehler zwei Mal gemacht und wenigstens die Vorfrist im Fristenkalender notiert hätte. Die Kanzleimitarbeiterin H. hatte den Ablauf der Beschwerdebegründungsfrist grundsätzlich zutreffend auf den 7. Juni 2022 berechnet und diesen Termin auch in der Handakte vermerkt. Bei einem auf die Vorfrist bezogen unterstellt ordnungsgemäßem Vorgehen der Bürokraft wäre die Vorfrist auf den 31. Mai 2022 berechnet und die Akte dem bearbeitenden Rechtsanwalt an diesem Tage vorgelegt worden. In diesem Fall hätte der Rechtsanwalt bereits zu diesem Zeitpunkt bemerkt, dass eine Beschwerdebegründung noch nicht erstellt war. Ein Rechtsanwalt hat eine ihm aufgrund einer Vorfrist vorgelegte und damit in seinen persönlichen Verantwortungsbereich zurückgelangte Fristsache rechtzeitig zu bearbeiten und für die Weiterleitung der bearbeiteten Sache in der Weise Sorge zu tragen, dass der entsprechende Schriftsatz fristgerecht bei Gericht eingeht. Dieser Pflicht wird er durch eine weitere, auf den Tag des Fristablaufs notierte Frist nicht enthoben. Hätte mithin der bearbeitende Rechtsanwalt nach Vorlage der Akten zur Vorfrist am 31. Mai 2022 die Beschwerdebegründung fristgerecht fertiggestellt und den Bürokräften mit der Weisung übergeben, sie bei Gericht einzureichen, hätte die Beschwerdebegründungsfrist dadurch gewahrt werden können. Das würde im Übrigen auch dann gelten, wenn der Rechtsanwalt aus besonderen Gründen die Wiedervorlage der Akte am letzten Tag der laufenden Frist verfügt hätte. Denn in diesem Falle wäre im Büro der Verfahrensbevollmächtigen möglicherweise aufgedeckt worden, dass das Ende der Beschwerdebegründungsfrist am 7. Juni 2022 überhaupt nicht im Fristenkalender notiert worden war.

Kontext der Entscheidung

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ist es dem Rechtsanwalt grundsätzlich gestattet, die Fristen- und Ausgangskontrolle seinem Büropersonal zu überantworten. Es selbst muss lediglich eine fachlich einwandfreie Kanzleiorganisation sicherstellen, die mit der Fristenkontrolle betrauten Mitarbeiter sorgfältig auswählen und diese durch Stichproben kontrollieren. Wird der Anwalt diesen Anforderungen gerecht, so ist es ihm nicht als eigenes Verschulden anzulasten, wenn die Mitarbeiter die Fristen- oder die Ausgangskontrolle im Einzelfall nicht oder nicht sorgfältig durchführen (BGH, Beschluss vom 18. Juni 2020 – IX ZB 17/18 –, Rn. 9). Zu den geeigneten organisatorische Vorkehrungen, um Fristversäumnisse möglichst zu vermeiden, gehört die allgemeine Anordnung, bei Prozesshandlungen, deren Vornahme ihrer Art nach mehr als nur einen geringen Aufwand an Zeit und Mühe erfordert, wie dies regelmäßig bei Rechtsmittelbegründungen der Fall ist, außer dem Datum des Fristablaufs noch eine grundsätzlich etwa einwöchige Vorfrist zu notieren (BGH, Beschluss vom 06. Oktober 2020 – XI ZB 17/19). Die Vorfrist dient dazu sicherzustellen, dass auch für den Fall von Unregelmäßigkeiten und Zwischenfällen noch eine ausreichende Überprüfungs- und Bearbeitungszeit bis zum Ablauf der zu wahrenden Frist verbleibt. Die Eintragung einer Vorfrist bietet eine zusätzliche Fristensicherung. Sie kann die Fristwahrung in der Regel selbst dann gewährleisten, wenn die Eintragung einer Rechtsmittelbegründungsfrist versehentlich unterblieben ist (BGH, Beschluss vom 20. September 2022 – VI ZB 17/22 –, Rn. 7).

Auswirkungen für die Praxis

Zwar schließt ein früheres Verschulden einer Partei oder ihres Prozessbevollmächtigten die Wiedereinsetzung dann nicht aus, wenn seine rechtliche Erheblichkeit durch ein späteres, der Partei oder ihrem Vertreter nicht zuzurechnendes Ereignis entfällt (sog. überholende Kausalität). Nach §§ 233, 85 Abs. 2 ZPO darf ihr Wiedereinsetzung jedoch nur gewährt werden, wenn ihren Prozessbevollmächtigten kein auch nur mitursächliches Verschulden an der Fristversäumung trifft (BGH, Beschluss vom 27. Januar 2016 – XII ZB 684/14 –, Rn. 25). Die unterlassene Eintragung der Beschwerdebegründungsfrist im Fristenkalender, die auf einem dem Antragsgegner und seinen Verfahrensbevollmächtigten nicht zurechenbaren Fehler der Kanzleimitarbeiterin H. beruht, lässt die (Mit-)Ursächlichkeit der unzureichenden Kanzleiorganisation im Zusammenhang mit der versäumten Arbeitsanweisung zur Notierung einer Vorfrist aber gerade nicht entfallen. Denn die ordnungsgemäße Bearbeitung der Sache nach Vorlage der Akte zur Vorfrist hätte eine fristgerechte Einreichung der Beschwerdebegründung sicherstellen können, ohne dass es auf die versäumte Eintragung der Beschwerdebegründungsfrist im Fristenkalender angekommen wäre (BGH, Beschluss vom 21. Juni 2023 – XII ZB 418/22 –, Rn. 17).